Менторска програма

Програмата за менторство ги поттикнува новооснованите граѓански организации да го анализираат сопствениот пристап, така што нивниот обид за вклучување во дизајнирањето на документите за политики и одлуките на централната / локалната власт се става во вистинска практикса, обезбедувајќи активно учество на граѓаните со застапеност на граѓанските организации. Покрај тоа, како што е предвидено со проектот, заедничките принципи за лобирање пред владите ќе им помогнат во поврзувањето со националните и регионалните мрежи / коалиции на ГО, преку дефинирање на заедничките интереси на новооснованите граѓански организации и останатите граѓански организации.

Со оглед на тоа што избраните субгрантирани организации, дел од оваа акција, имаат различни искуства и ја покриваат темата од различни перспективи, сите тие имаат изјави за мисија кои бараат активна соработка со владиниот сектор. Предложениот проект силно ќе ја нагласи потребата граѓанските организации да бидат овластени да управуваат со средствата и да дејствуваат како ефективни и одговорни независни актери. Националните власти ќе ги препознаат ГО како еднакви партнери во идното спроведување на активностите и дека партнерството со граѓанските организации е клучен ресурс за ефективно спроведување на политиките и учеството. Националните и локалните власти треба да ги признаат организациите на граѓанското општество како еднакви партнери во идното спроведување на активностите поврзани со пошироката популација. Националните и локалните власти дефинитивно имаат потреба од поддршка за развој на стратешки документи, проследени со акциони планови, на регионално и локално ниво.

Затоа Програмата за менторство ќе обезбеди единствена можност за менторираните организации да:

  • Се стекнат со директни насоки и инспирација за активно подобрување на нивниот организациски менаџмент со цел да се вклучат во застапувањето и лобирањето пред локалните и националните влади;
  • Да добијат повратни информации и перспектива која би им помогнале да се оценат сегашните пристапи и стапки на успех;
  • Да добијат пристап до начинот на размислување во креирањето на политики од страна на владините службеници; и
  • Враќање на довербата во сопствените способности и потенцијал

Како функционира Програмата за менторство?

Програмата ги спојува менторираните организации (субгрантираните организации, нивното раководство и вработените) со искуството и експертизата на Менторите (обучувачи и консултанти од SEG Holding). Менторството ќе трае од 5ти јуни 2018 до 10ти септември 2018 година. Програмата за менторство ќе се состои од:

  • Идентификување на интересите, потребите и грижите на граѓанските организации во врска со нивната комуникација и соработка со владата на различни нивоа во врска со процесите на креирање политики и процеси на донесување одлуки;
  • Развивање на менторска програма на теми за менторство и дефинирање на односите меѓу менторирана организацијаите и менторите;
  • Развивање на внатрешна обука за ментори (ToM) од SEG Holding поддржана од едукативни материјали;
  • Спроведување на неколку обуки и задачи, доделени на лице место за граѓанските организации и нивните вработени;
  • Надгледување и капацитирање на ГО преку менторство на лице место и онлајн;
  • Изготвување на писмен извештај за евалуација сите менторирана организација со сумирање на нивниот претходен капацитет и капацитет по спроведувањето на менторската програма

Вкупно 5 консултантски денови ќе бидат имплементирани од 5 ментори, од кои 3 ментори ќе бидат ангажирани во подготовка на информации за менторирана организацијаите, и поддршка на други 2 ментори во извештајното производство. 2 Ментори ќе бидат одговорни за спроведување на посети на самото место.

За ментотирањето

Ментор претставува експерт во секторот на граѓанското општество или некој кој дава поддршка на граѓанскиот сектор и ќе биде одговорен за евалуација на статусот на граѓанската организацијата (процес на проверка), како и за обезбедување на увид и совети на граѓанската организација врз основа на наодите (процес на backstopping).

Менторираната организација е избрана субгрантирана ГО која е под континуирана поддршка од донаторот, од обука до менторство, изложена на национално / меѓународно искуство за работа со локалните / централните власти, со цел успешно застапување. Со цел да се разбере менторството, важно е да се разберат улогите на менторите и менторираната организација, како и основните принципи на менторство.

Улогата на менторираната организација:

Програмата ги спојува менториранте организации со ментори за да се сретнат или да комуницираат во времетраење од 3 дена посветени на консултации (на лице место и на интернет). Улогата на менторот е да ја води врската, да обезбеди контекст и цели за граѓанската организација и да ги менаџира состаноците со менторот (заедно со донаторот).

Поставување на менторска посета

Една недела однапред, состанок надвор од линија или на линија со менторот ќе биде структурирана, првично како процес на проверка, односно утврдување на нивото на организациски развој на организацијата (менторирана организација). Ова ќе создаде поблиски односи и ќе овозможи беспрекорен процес на backstopping со менторите, бидејќи тој / таа ќе обезбеди детална инструкција за најдобриот процес кој треба да го следите.

Развивање агенда за состанокот

Темите за организациски развој (веќе дискутирани на обуката) ќе бидат предмет на дискусија, во нив ќе биде вклучено и развивање на процедури за управување со проекти, практики за човечки ресурси и посебно внимание ќе се обрни на тоа како да развијат меѓусекторски пристапи (не само со владата, но исто така и приватниот сектор) во напорите за застапување и лобирање. Деталите се наоѓаат подолу.

Улогата на менторот:

Менторите се искусни поединци кои се активни во секторот на граѓанското општество или имаат практичен пристап во обезбедувањето консултации и / или поддршка за водечките граѓански организации во земјата и регионот. Менторите првично ќе ја имаат улогата на проценка на нивото на развој на менторираните организации во смисла на организациски развој и постигнување на нивните мисии. Нивната следната улога ќе биде да ги водат менторираните организации за изнаоѓање најдобри решенија за надминување на недостатоците идентификувани во процесот на скрининг (од страна на менторите). Менторите ќе обезбедат целосна менторска работа, преку лице-в-лице средба и преку он-лајн платформи (веб-страница, Skype, Viber) или преку комбинација од двете.

Менторите ќе обезбедат сметка од процесот на скрининг и backstopping во форма на извештаи.

Принципи на менторирањето:

√ Менторството е договорено од менторираните организации и менторите (со поддршка од СЕГ Холдинг и донаторот);

√ Менторските односи се градат на взаемна доверба, искреност и почит;

√ Менторството е наградувачко искуство и задоволување на менторот и менторираните организации;

√ Успешниот менторски однос се фокусира на менторската организација како ученик;

Предности од менторирањето за менторираната организација:

Како резултат на тоа што има ментор, менторската организација:

√ Појасно го разбира развојниот циклус и недостатоците во организацискиот напредок;

√ Ги утврдува елементите на платформата за развој на организацијата по која менторската организација може да ја изгради својата одржливост;

√ Ја разбира динамиката за соработка со другите сектори, како функционираат другите сектори и нивните мисии, со цел да се одреди пристапот за застапување и лобирање

√ Постигнува капацитет за трансформирање на вредностите и стратегиите во продуктивни активности;

√ Развива нови и / или различни перспективи во согласност со промените што се случуваат во граѓанското општество на локално, национално и регионално ниво;

√ Добива помош за развој на проектни идеи, коментари за логиката на интервенција и анализа на засегнатите страни, како и потенцијални извори на финансирање;

√ Покажува силни страни и ги истражува потенцијалите за раст и вмрежување; и;

√ Покажува потенцијал за понатамошно вклучување во идните активности на донаторот, како што е учеството во тематските мрежи на национално ниво, учеството во студиската посета во странство, како и можностите за учење.

Совети за подобра менторска врска

Менторот не е консултант и менторот треба да има главна улога во насока на менторираната организација во давателите на консултантски услуги

Одржување на доверливост. Доверливоста воспоставува доверба во менторскиот однос. Ја нагласува важноста на етиката и интегритетот. Со одржување на состаноците кои се доверливи, ќе биде формирана средина со доверба и за менторирана организација организации и менторите (и донатори) со цел да се разменуваат професионални информации

Посветеност. Ментори и менторирана организацијаите треба да се почитуваат и грижливи еден кон друг. Важно е дека и менторот и менторирана организацијаи се посветени на овој концепт со цел да создадат атмосфера за успешни менторски односи и дискусии.

Одржувајте отворена комуникација. Комуникацијата е од суштинско значење за успешните менторски односи. Кога разменувате информации за време на секој состанок, тука се неколку совети кои треба да ги имате на памет:

  • Подобро зборувајте од сопственото искуство, отколку да дадете ваш совет
  • Бидете конкретни
  • Користете ја заменката "јас", а не "вие"
  • Објаснете ја вашата позиција пред да одговорите на некое прашање

Слушајте внимателно. Во еден менторскиот однос, имајте во предвид дека од суштинско значење за успех е двете страни да се слушаат една од друга. Сфатете го сериозно тоа  што вашиот ментор / менторска организација го кажува, и одвојте време навистина да разберете што зборува тој или таа. Можете исто така да земате знаци од невербална комуникација, како што се изрази на лицето, јазикот на телото и однесувањето.

Обезбедете искрени повратни информации. Бидете конструктивни, директни и љубезни при набљудување или обезбедување повратни информации. Искрените повратни информации се од суштинско значење за да им помогнат на ментерите во оценувањето и подобрувањето на нивната насока, цели и целокупниот бизнис. Ве молиме, немојте да се грижите за да дадете "негативни" повратни информации ако е потребно, но немојте да бидете премногу критични.

Насоки за состаноци

Вистинското менторство не е директива. Успешните ментори ги учат своите менторирани организации за процесот на решавање на проблемите, а не само да им даваат одговор на одреден проблем. Акцентот е на поддршка на развојот на менторирана организацијаите организации.

Со цел менторите да го поддржат развојот на менторираните организации, односот мора да се развива со текот на времето преку споделени активности или искуства. Затоа, важно е да бидете соодветно подготвени за првиот состанок.

Пред првиот состанок:

√ Пополнете лист за менторството што треба да се реализира, потпишан со датум

За време на првата средба:

√ Дефинирајте ги распоредот и методите за средби на менторската организација

√ Пополнете го извештајот

√ Проверете дали сите информации се наоѓаат на листот

За следните состаноци:

√ Пополнете ги сите извештаи

Распоред за состаноци во склоп на менторската програма

Ве поддржуваме дека менторот / менторската организација треба да се сретне во исто време секој месец, бидејќи тоа ја олеснува комуникацијата помеѓу паровите и води до конзистентни состаноци. Менторите можат да го користат овој образец за да ги организираат датумите за состаноци и да ги разгледуваат темите за кои треба да се дискутира.

Сесија

Дата

Тема на разговор

1

 

 

 

2

 

 

 

3

 

 

 

4

 

 

 

5

 

 

 

6

 

 

 

7

 

 

 

8

 

 

 

9

 

 

 

 

Теми на менторската програма

Менторската програма ќе однесува на клучните тематски области идентификувани со субгрантираната организација: стратешки менаџмент, управување со проекти, соработка и партнерства, човечки ресурси и администрација и финансии

Во однос на стратегискиот менаџмент, менторите ќе ги разгледаат стратегиските насоки на организацијата, присуството на визија и мисија. Освен тоа, менторите ќе го разгледаат постоењето на стратешки планови, програми и како се идентификуваат проблемите на целните групи. Посебна област на интерес ќе биде постоење на мобилизација на стратегијата на фондовите, како клучна во одредувањето на финансиската одржливост. Експертите ќе го разгледаат начинот на информирање на јавноста, како и начинот на следење и евалуација.

Областа на управување со проекти, иако подетално објаснето во обуките, ќе ги разгледа усвоените политики и практики за подготовка и имплементација на програми / проекти. Менторите ќе ги разгледаат сегашните проекти и како тие се финансираат, како и капацитетот на организацијата за нивно подготвување и спроведување. Ќе се направи преглед на начинот на подготовка на апликацијата, како и соодносот на успешно применетите проекти.

Партнерствата се важен сегмент за соработка за ГО, а практиките на ментори ќе бидат испитани. Ќе се забележи членство во коалиции или мрежи, и како тоа придонесува за организацијата. Поконкретно, менторите, имајќи ја предвид целта на Проектот, ќе го испитаат секое членство во национални / регионални / меѓународни мрежи, како една од целите е да се вклучат активните новоосновани организации од групата за основни вредности во донаторскиот синџир на вредности и изложеност на меѓународно искуство.

 Практиките за управување со човечки ресурси и администрација се важен елемент во функционирањето на секоја организација. Менторите ќе ги разгледаат вештините кои се во организацијата, без разлика дали таа има вработени или зависи од волонтери (честопати случај со новооснованите, организации). Доколку имаат или немаат политики за човечки ресурси, практики, ќе бидат разгледани, вклучително и програми за волонтери. Во поглед на администрацијата и финансиите, експертите ќе прегледуваат правилници, процедури или документирани правила за сметководство, набавки, финансиски трансакции итн. Финансискиот менаџмент, како дел од стратегискиот менаџмент е клучен за стабилноста на организацијата и во таа смисла тоа ќе се истражува посебно.

Менторска програма

Осигурајте се дека ги добивате сите вистински информации

Ве молиме имајте во предвид дека вашиот прв состанок ќе трае повеќе од еден час, како што ќе се грижи за вашите задачи за "одржување на куќата "на тој прв состанок. Ве молиме користете ја следнава листа за да бидете сигурни дека ќе ги добиете сите детали што ќе ви бидат потребни за програмата.

По состанокот # 1, ќе можете да го користите шаблон за состанок за состанок за да ги планирате вашите состаноци заедно и да бидете сигурни дека секој добива информации што им се потребни за да се продолже понатаму.

Состанок # 1 (процес на скрининг):

  1. Ментор и менторска организација: разменувајте контакт информаџии за да може да продолжете да комуницирате:
    • Име и презиме
    • Е-пошта
    • Фиксен / мобилен број
    • Skype име (или друга алатка за видео конференција)
  2. Ментор и менторска организација: Да се ​​запознаете едни со други малку подобро со Примерот за дефинирање на цели во менторската програма
  3. Ментор: ја анализира и ја проценува состојбата во Организацијата и изготвува нацрт извештај

 

 

Средба # 2 (Backstopping процес):

  1. Менторот дава совети и насоки за тоа како да се ублажат идентификуваните предизвици во организацискиот развој
  2. Менторот дава алатки за пристап кон предизвиците во организацискиот развој: стратешки менаџмент, управување со проекти, соработка, човечки ресурси, администрација и финансии
  3. Менторите изготвуваат завршни извештаи и ги испраќаат до донаторот, кој споделува наоди со менторираната организација и одлучува за следните чекори врз основа на расположливите активности во проектот

 

 Ажурирање на менторската програма, вашиот напредок: шаблон

 

ЗАБЕЛЕШКА: Се препорачува менторираната организација да го пополни овој лист пред секој состанок или парови да ги поминат првите 15 минути од секој состанок одговарајќи на овие прашања за да помогнат да се ажурираат. Истиот интерес на менторите е да се ажурираат за напредокот на идеите или одлуките, формирани на последниот состанок (без оглед на степенот на напредок). Со ова сите се во тек, вклучени и се планираат точките за состанокот.

  • Она што го постигнав од последниот состанок:
  • Она што не го направив, но со имам намера да го направам:
  • Предизвиците и проблемите со кои се соочувам сега:
  • Можностите што ми се достапни во моментов:
  • Сакам да го искористам следниот состанок за да се фокусирам:
  • Она што ветувам да го сторам следниот состанок е:

Менторска програма шаблон за агенда за состанок

Примерок за тек на состаноци (ефективни 6 часа)

Чекор

Активност

Времетраење

1 Почеток

Добредојде и разговор

0.5

2 Преглед

Ажурирање на напредокот. (Користење на шаблонот за напредок како водич)

0.5

3 Цели

Вториот состанок, менторираната организација ги споделуваат целите. На последователниот состанок менторираната организација го ажурираат менторот за акциониот план за да ги исполни овие цели. "Ова е мојот тековен план"

1

4 Action Plan

Развој на акциониот план: "Што мислите за овој план врз основа на вашето искуство? Не сум сигурен како да го извршам ... "

1

5 Проблеми во организацијата

Менторираната организација ги споделува проблемите со организацијата и решенијата што ги разгледува со менторот

0.5

6 Решавање на проблеми

Се разговара за решенија и активности кои треба да се преземат. Менторот може да обезбеди увид или врски со луѓе кои можеби ќе можат да помогнат.

2

7 Завршеток

Резимирајте ги прашањата за кои менторираната организација ќе работи во текот на следниот месец и кои активности ќе треба да ги преземат. Потврдете го датумот / времето на следниот состанок или дискусија со донаторот.

0.5